La idea que originó este post era contarles sobre el nuevo software de gestión legal que estoy usando actualmente (más sobre eso más adelante), pero eso derivó en esta idea de mostrarles un poco todas las herramientas de trabajo que uso para trabajar.

Soy bastante maniático respecto a la organización, y hace básicamente una década que trabajo independiente y que vengo afinando mi sistema de trabajo. El resultado es esto que les voy a compartir sobre mi equipo de trabajo, software y servicios que tengo contratados.

En varios puntos hago mucho hincapié en la imagen que damos ante clientes, jueces y colegas. Y el tema de la imagen no es una choluleada. Los abogados más exitosos que conozco están lejos de ser los mejores como profesionales: son los que mejor venden su producto. Y esto es especialmente importante cuando uno se recibe, tiene 25 años, cara de nene, y tenemos que convencer a un cliente de que nos contrate en un rubro donde se suele valorar mucho más a los abogados entrados en años y con más experiencia.

Herramientas de trabajo/Hardware:

Silla:

Un abogado litigante pasa la mayor parte del día sentado en la computadora redactando escritos. Y cuando uno es independiente, hay días de 10, 12, 14 horas sentado frente a la PC. Y esto tiene un impacto en la salud. Por eso es de máxima prioridad tener la mejor silla que puedan conseguir. Sé que es una inversión muy grande, sobre todo cuando estamos comenzando, pero si tienen que elegir dónde poner dinero cuando empiezan a comprar las herramientas de trabajo, la prioridad está acá.

En mi caso tengo una silla DxRacer que le compré a un amigo que se iba del país. Antes tenía una razonablemente buena, y aun así el cambio en calidad de vida fue enorme. Las sillas Corsair también son excelentes, y hay otras menos gamer y más de oficina que también son excelentes. Busquen algo bueno y sepan que hay mucha diferencia entre una silla de $200.000 y una de $750.000 (lo que vale hoy una DxRacer línea media, por ejemplo). Repito, 12 horas por día en la pc, van a pasar la mitad de sus semanas ahí. Sin contar que una buena silla va a durarles años, mientras que una económica va a empezar a desmoronarse bastante antes.

Escritorio

Mientras más amplio, mejor. No solo necesitan ubicar la computadora y periféricos, sino que también tienen que poder apoyar papeles, carpetas, folios, etc. con los que van a trabajar. Sugiero evitar diseños complejos. Mi escritorio es básicamente esto.

El escritorio siempre debe estar ordenado. Un escritorio ordenado es una cabeza ordenada. Una cabeza ordenada piensa y escribe mejor.

Ahora sí, vamos a los distintos elementos que muestro en la foto:

1) Teclado:

No es al azar que le di el número 1 al teclado. Repito: nuestro trabajo es escribir muchas horas por día. Elijan un teclado cómodo, con disposición de teclas que les sea natural, idealmente mecánico. Se puede trabajar con teclados económicos, sí. Pero si un buen teclado les permite escribir un poco más cómodos y más rápido, con menos errores, son horas de trabajo que ganan mensualmente. No puedo insistir lo suficiente con esto: nuestro trabajo es escribir todo el día. Deben estar cómodos al hacerlo.

Personalmente recomiendo periféricos Logitech porque tienen excelentes productos, garantía que responde (me han cambiado productos fuera de garantía enviándomelos desde Miami para reemplazar los rotos) y precios razonables.

Y de rebote agrego el ítem 2) Numpad. Es fundamental que el teclado que elijan tenga teclado numérico (y si no lo tienen, compren uno independiente). Al hacer liquidaciones, escribir números y demás no hay comparación, permite trabajar más rápido y con menos errores. Aunque entiendo que no todos van a coincidir en este punto.

3) Computadora:

Por supuesto que para trabajar hace falta una computadora. Conozco colegas que trabajan desde una notebook. No comprendo cómo lo hacen sin agregar al menos un teclado USB. Soy partidario de que se trabaja mucho mejor desde un equipo de escritorio.

No hace falta una gran computadora para trabajar (aunque mientras mejor funcione, mejor). Sí es necesario que le den importancia a dos elementos: que tenga un disco de estado sólido desde donde correr el sistema operativo y los programas (por la enorme diferencia de velocidad que genera) y que compren un disco duro clásico de primeras marcas (WD, Seagate, etc.) donde guardar todos los archivos de trabajo. Los discos tienen vida útil, y a veces mueren sin aviso. Compren discos buenos, nuevos y en lo posible destinen uno únicamente para archivos de trabajo. Con 320gb ya van a estar más que sobrados para eso.

Sugiero también tener una notebook, porque te da libertad de trabajar remoto en viajes, idas a tribunales, en reuniones, etc. Con la más económica que encuentren es suficiente, la idea es que les cubra emergencias.

4) Monitor principal / 5) Monitor secundario:

En mi caso elegí una pantalla de 32”, y si bien algunos me dicen que es demasiado, me pasa lo mismo que con el teléfono: una vez que se acostumbran, cualquier cosa más chica les parece diminuta e inutilizable. Mayor tamaño de pantalla da mayor flexibilidad para tener un archivo de Word en media pantalla mientras en la otra mitad tienen un PDF o la página del poder judicial abierta. Menos tiempo de alt+tab, más tiempo escribiendo. Fundamental que la pantalla esté a buena altura (idealmente, si están sentados erguidos tienen que tener el centro de la pantalla a la altura de los ojos). En mi caso monté ambos monitores a un brazo que se agarra del escritorio, porque me permite ganar mayor altura (soy alto, mido 1,85 y los pies de los monitores no me eran suficientes) y me libera espacio de escritorio.

El segundo monitor es opcional, pero para mí es muy importante. Lo suelo utilizar para abrir los archivos que necesito consultar mientras escribo. Por ejemplo, si estoy escribiendo una demanda, puedo abrir una carta documento que tengo que transcribir o que tengo que citar, y puedo dedicarme a escribir sin tener que pasar de una ventana a la otra memorizando datos. En este caso es un monitor de 24” dispuesto horizontalmente (cualquier monitor puede utilizarse así, no requiere equipo especial).

6) Auriculares/ 7) Micrófono / 8) Cámara:

Al menos en Nación y CABA tenemos prácticamente todas las audiencias virtuales. Es suficiente tener un teléfono para conectarse, y para empezar a trabajar está muy bien, pero personalmente sugiero (cuando puedan) armar un setup de trabajo más profesional.

Recuerden que en muchas audiencias van a estar nuestros clientes, y sobre todo si están comenzando a trabajar es muy importante que pongan esfuerzo en mostrarse profesionales y no como improvisados. Pesa mucho en el cliente a la hora de sentirse confiados en nuestro trabajo, y por ende también en recomendarnos a terceros.

Idealmente sugiero auriculares/headset inalámbrico (sobre todo cuando trabajamos en ambientes donde puede haber ruido), aunque cuando estoy solo suelo utilizar los parlantes. El micrófono, si quieren un sonido profesional sugiero alguno que sea condenser (tiene un sonido más “radial”). Y cámara, sugiero buscar cualquier cosa HD o Full HD que permita cambiar el foco (porque van a pedirles que muestren el DNI o la credencial en alguna audiencia y no se va a ver nada. Me pasó con mi cámara anterior). En mi caso soy muy manija y terminé poniendo una cámara DSLR porque la tenía y se puede, pero está muy, MUY por encima de lo necesario. Es un exceso.

9) Escaner:

No sean crotos, no escaneen con la cámara de fotos del celular. Se nota. Conozco abogados de estudios grandes que se manejan así, se puede. Pero no solo los documentos son menos legibles y más desprolijos (y necesitamos que al funcionario judicial que lee nuestros escritos le cueste lo menos posible leernos), sino que además frente al cliente queda mejor mostrarle un trabajo bien hecho.

En mi caso tengo un escaner Xerox Documate 3220. Es ideal que tengan uno con bandeja plana (para escanear documentos en papel frágil) y boca de alimentación doble faz para escanear cantidades voluminosas de papel. No tiene sentido la cantidad de tiempo que se ahorra escaneando 30 páginas doble faz de manera automática vs. carilla por carilla.

10) Impresora:

Láser, blanco y negro, y con conexión Wi-Fi. No hay discusión al respecto. No sale en la foto principal, pero en mi caso tengo una marca Brother modelo HL1212W. La mejor impresora que tuve en mi vida. No consume nada, la puedo dejar lejos del escritorio para que no ocupe espacio, y Brother (marca japonesa) hace productos indestructibles. En 6 años solamente tuve que cambiarle un repuesto que ya había cumplido su vida útil. No es negociable que la impresora sea láser. Mucho más económica, no se seca la tinta, no se rompen cabezales, es mucho más rápida. Insisto: NUNCA UNA IMPRESORA DE TINTA.

Hay opciones de combo impresora láser/escaner, son buenas opciones también.

SOFTWARE:

Sistema de gestión:

Sí, cuando uno empieza y tiene 5, 10, 15 casos, se puede llevar todo de memoria. Pero insisto, todo modelo tiene que ser escalable, porque un día van a ser 25, 50, 100, 200 causas y en ese punto ya es demasiado tarde para implementar cualquier solución prolijamente.

Hay dos formas de encarar esto: con software especializado o con soluciones improvisadas (por ejemplo, llevar una lista de todo en Excel, o en papel, o lo que se les ocurra). En software especializado hay básicamente tres caminos.

Existe Legal One, creado por Thomson Reuters. Nunca lo usé, tengo únicamente como referencia que funciona en la nube, que es caro, y que es un sistema muy estructurado para usarlo exactamente como fue diseñado por la empresa. Tiene la ventaja de que tiene acceso al contenido de Thomson Reuters como editorial, que ayuda a justificar un poco el precio (aunque como menciono en la parte de Información jurídica, hay numerosas opciones y con precios razonables). Salió al mercado hace menos de 10 años, no lo he visto muy difundido entre colegas, estimo que por una cuestión de precios.

Otra opción es Lex Doctor. Son los pioneros del mercado, está en el mercado hace casi 25 años, para bien y para mal. Lo usé desde 2007 en mi primera pasantía en un estudio, lo usé hasta hace unos meses para mi propio estudio, así que puedo hablar en detalle. A favor: no llevan 25 años en el mercado siendo la opción más conocida por casualidad, el software es estable, funciona, no es complicado de usar, y se paga una única vez (lo que da acceso a una única licencia en una única computadora, en principio). Para el que lo tome como una ventaja, guarda todos los archivos localmente. En contra: llevan 25 años en el mercado, y en espíritu es lo mismo que cuando fue creado (cuando no existía internet ni los celulares). ¿Dónde se nota? Yo que uso dos pantallas estoy limitado a usarlo en una porque cada menú se abre en la pantalla principal; el sistema es MUY cuadrado (todo está hecho para completar cada dato en cada casillero de la forma que lo diseñó la empresa); la interfaz se quedó en los 90s; no permite que dos usuarios abran el mismo expediente al mismo tiempo, etc. Mi experiencia fue que recién pude implementarlo cuando la profesión empezó a darme ingresos razonables, para justificar lo que costaba la licencia (hoy, como referencia, está arriba de $150.000 el acceso a una única PC). Además de limitarme por el diseño propio del sistema, las veces que viajé o que quise trabajar desde la notebook en algún lugar que no era mi oficina no era posible porque tenía que pagar una licencia adicional para ello. Las veces que cambié de equipo fue engorroso el proceso. Me han pasado situaciones que no deberían ocurrir en el 2023 como tener consultas de clientes estando en la calle en tribunales y tener que esperar a volver a la pc para poder contestarlas. En resumen, Lex Doctor es como el camión Mercedes Benz 1114 de los 70s/80s: siguen en la calle porque son confiables, porque funcionan y porque en su momento fueron lo mejor que había. Pero hoy existen cosas más modernas y mejores.

Finalmente, la opción a la que me pasé hace unos meses:

Disclaimer: como hice siempre en Reddit, me gusta que tengan toda la información y no limito lo que digo acá a lo que me gustaría/conviene, así que empiezo esta parte aclarando que hace varios meses el equipo de Legal.Surf me contactó para que conozca el sistema de gestión legal que estaban preparando para Argentina y que les dé algo de feedback. Del día 1 hubo mucha buena onda porque no solo es una empresa joven con gente joven, sino también porque además respondieron muy bien a cada asunto que les expliqué. Eso llevó a que empiece a colaborar en darles feedback sobre el software, haga algunas sugerencias sobre cambios que necesitaba la plataforma y los ayude en la detección de bugs y demás.

En un punto el sistema se volvió suficientemente bueno como para que abandone el Lex (y desde ese momento siguió mejorando). Eso fue aproximadamente un mes después de la primera reunión. Desde Legal empezamos a trabajar con tanto entusiasmo que apenas implementaron algunas cosas que les sugerí que tenían que tener, pasé las 200 causas que tenía activas en el Lex y no volví a mirar atrás.

¿Qué tiene a favor? Un montón de cosas: Está basado en la nube y en navegador, así que se puede acceder desde cualquier computadora/notebook/Tablet/celular que tenga internet; es muy personalizable porque funciona mediante un sistema de etiquetas (que crea uno mismo), así que uno no está limitado por el sistema sino que lo adapta a lo que uno quiere (y por eso lo usan abogados de todo américa latina, gracias a la flexibilidad que tiene); tiene integración con Google y Microsoft (calendarios/almacenamiento/ingreso vía cuenta de email); permite utilizar las etiquetas para ver la información de las causas del estudio, entre un montón de cosas más (todo esto sin meterme en las cosas que están en proceso de implementación). Adicionalmente, es gratuito hasta 50 causas, lo que es ideal para abogados empezando en la profesión que no pueden pagar una licencia completa o una suscripción elevada. Inclusive, desde 50 a 1000 causas el costo es de $7.900 mensuales. El sistema es muy intuitivo, y mientras más datos ingresás, más completa es la información que te da sobre tu estudio. Y no quiero spoilear las herramientas diseñadas para estudios e instituciones más grandes pero lo que me contaron es muy bueno.

¿En contra? El esquema de suscripción mensual y trabajo en la nube puede que no sea un favorito para todos. Al que le preocupen posibles caídas del sistema, jamás me ocurrió en todo este tiempo. También hay algunos detalles que se están afinando (por ejemplo implementación de atajos). Y por ahora no están cargados los juzgados por lo que hay que cargar su información manualmente la primera vez que se relaciona uno a un expediente.

Pero reitero, pagué por una licencia de Lex Doctor cuando comencé con mi estudio y en el momento que Legal.Surf implementó un par de cuestiones que estaba esperando, pasé todas mis causas al sistema nuevo y desinstalé el Lex. Desde Legal.Surf me ofrecieron hacer ellos el traspaso de causas, pero soy bastante obsesivo con estas cosas así que pasé cada causa a mano para también familiarizarme con el sistema.

Entre que permite utilizarlo gratuitamente hasta 50 causas, el enfoque moderno de la plataforma y la posibilidad de utilizarlo remoto en una época en que trabajamos todo online, creo que es por lejos la opción más conveniente.

Casilla de email / BackUp / Agenda:

La plataforma de servicios de Google es imbatible. Gmail/Calendarios/Meet/Drive, etc., permite integrar todos los servicios y acceder desde cualquier lado a toda la información, y sincronizar todo también con el teléfono.

Muchos no lo saben, pero por unos U$S 6 mensuales Google te permite utilizar su plataforma más orientada hacia empresas, con dominio personalizado. Eso significa que se puede tener un email que no termine en “@gmail.com” sino que, por ejemplo en mi caso, el email termine en “@estudiopiccardi.com”. Se puede perfectamente tener un email que sea “cosmefulanitoabogadodeempresas@gmail.com”, pero para mí da una mala imagen ante el cliente, y es mucho más profesional un email que sea “cfulanito@estudioX.com”.

Recomiendo muchísimo usar un servicio como Drive para hacer backup automático de sus causas (hay un programa de Google que permite hacerlo) no solo por seguridad si algún día muere el disco duro, sino también para poder trabajar remoto sin problemas. Yo no solo uso Drive para backup, sino que además tengo un disco externo donde manualmente paso toda mi información todos los meses, para mayor redundancia y seguridad.

Google también se puede utilizar gratuito, pero no permite cambiar el dominio y tiene algunas herramientas limitadas en sus funciones.

Página web:

Contraten un host y con el mismo dominio que su email hagan una página web. Por favor, que no sea www.wix.com/free/rata/prueba/estudiodecosme.html. Lo importante es existir en internet, porque el cliente los va a buscar para ver si existen. Y si no están en internet, probablemente no existan. Yo mi página la hice solo y sin tener experiencia en esto, hoy en día la verdad es bastante sencillo. HÁGANLA REVISAR POR AMIGOS PARA VER SI ES ACEPTABLE, que he visto páginas indefendibles que restan más de lo que suman.

Espero que le sea de utilidad a los que están empezando a transitar la profesión, y me gustaría que compartan opiniones los colegas 🙂